Délibération portant avis relatif au projet d'avenant à l'accord du 28 octobre 1960 conclu entre la direction des Archives de France et la Société généalogique de Salt Lake City

La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, Vu la Convention pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ; Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ; Vu la loi n° 79-17 du 3 janvier 1978 sur les archives et notamment son article 7-3° ; Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres Ier à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ; Vu l'accord du 28 octobre 1960 entre la Direction Générale des Archives de France et la Société Généalogique de Salt Lake City ; Vu les délibérations n° 82-106 du 6 juillet 1982 et 86-85 du 8 juillet 1986 portant respectivement recommandations et avis sur les conditions de microfilmage des registres paroissiaux et d'état-civil par la Société Généalogique de Salt Lake City ; Vu le projet d'avenant à l'accord du 6 juillet 1960 entre la Direction Générale des Archives de France et la Société Généalogique de Salt Lake City ; Après avoir entendu Monsieur Alain SIMON, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
1) Nature des documents microfilmés. Considérant que, par délibération susvisée du 6 juillet 1982, la Commission a estimé que le microfilmage des registres paroissiaux et d'état-civil par la Société Généalogique de Salt Lake City, tel que prévu par l'accord du 28 octobre 1960 ne pourrait être poursuivi qu'après qu'un avenant à cet accord complète les garanties déjà prévues ; Considérant que l'avis de la Commission ne porte que sur le microfilmage des registres paroissiaux et d'état-civil de plus de cent ans d'âge ; tout microfilmage d'autres documents d'intérêt généalogique devra obligatoirement être soumis à l'autorisation de la Direction des Archives de France après avis de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ; qu'en conséquence, il convient de modifier en ce sens l'alinéa 2 de l'article 1er du projet d'avenant ;
2) Finalité. Considérant que le microfilmage de ces archives a pour finalité principale d'identifier les ancêtres des membres de l'Eglise de Jésus-Christ des Saints du Dernier Jour afin de leur administrer un baptême rétrospectif ; Considérant qu'accessoirement, les informations enregistrées sont mises à la disposition des chercheurs dès lors que le comité de contrôle rattaché au département religieux de la Société Généalogique a émis un avis favorable aux travaux de recherche envisagés ; Demande que ces modalités soient mentionnées dans le projet d'avenant et qu'une liste comportant la nature des recherches engagées à partir d'informations collectées dans les archives françaises soit transmise annuellement à la Direction des Archives de France pour contrôle ;
3) Informations enregistrées. Considérant que seules les informations permettant d'établir la généalogie sont enregistrées ; que les données relatives à l'origine ethnique, aux causes de décès, aux opinions religieuses et aux professions citées dans les documents, ne sont pas mémorisées ; Considérant que les informations sont communiquées conformément à la législation française sur les archives ; que seuls sont destinataires des microfilms les services de la Société Généalogique et ceux des Archives de France ; Considérant que la reproduction des microfilms sous quelque forme que ce soit est soumise à autorisation écrite des propriétaires détenteurs des documents originaux ; que le prêt de microfilms requiert l'engagement par l'emprunteur de n'en faire aucune reproduction ;
4) Modalités. Considérant que par lettre du 19 février 1985, le Directeur général des Archives de France a informé la CNIL que la Société Généalogique de Salt Lake City lui a adressé un tirage sur bande magnétique de ses programmes informatiques concernant les traitements nominaux ; Considérant que la durée de l'accord est fixée à cinq ans renouvelable par tacite reconduction ; Considérant que toute difficulté née de l'application de cet accord sera résolue par les juridictions françaises et selon le droit français ; Considérant que les autorités françaises pourront résilier unilatéralement l'accord dans le cas où l'une des dispositions de cet accord ne serait pas respecté par la Société Généaologique de Salt Lake City ; Considérant que la publicité de cet accord est laissée à l'initiative des autorités françaises ; qu'il convient, cependant, qu'il fasse l'objet d'une publication au Journal officiel de la République Française ;
Emet, sous réserve des modifications formulées, un avis favorable au projet d'avenant ; demande que celui-ci lui soit transmis modifié avant signature. Jacques FAUVET